J’utilise Gmail exclusivement pour le courrier électronique, et cela constitue une part importante de mes deux journées de travail. Je reçois une bonne quantité de courriels chaque heure et je suis assez rapide pour y répondre.
Cependant, une chose que vous remarquerez à propos de ma boîte de réception Gmail est qu’elle est presque toujours vide.
J’éprouve un sentiment zen lorsque ma boîte de réception est vide, un sentiment de paix, de calme et de satisfaction. Je le recommande vivement à tout le monde. Je n’ai pas toujours été comme ça. J’avais beaucoup d’e-mails dans ma boîte de réception par le passé. Ils restaient là, parfois non lus, parfois en attente d’une action, parfois en attente d’être classés, et d’autres encore en attente parce que je procrastinais. J’avais également de nombreux dossiers pour classer mes e-mails, afin de pouvoir les retrouver lorsque j’en avais besoin. Parfois, le classement me prenait du temps, alors je le remettais à plus tard. Beaucoup de personnes que je connais sont dans le même cas.
Mais la GTD (Getting Things Done) – en français, cela se traduit par « faire en sorte que les choses soient faites » – a changé cela, et depuis près d’un an maintenant, je suis assez constant quant à la propreté de ma boîte de réception.
Voici les étapes simples à suivre pour parvenir à l’Email Zen :
1 – Ne consultez pas vos e-mails dès le matin et ne les laissez pas constamment allumés.
C’est un conseil que l’on retrouve sur de nombreux blogs, donc rien de nouveau ici. Le fait de consulter les e-mails dès le matin vous bloquera pendant un certain temps. Faites plutôt votre tâche la plus importante de la journée, ou celle que vous avez le plus repoussée. Ensuite, consultez vos e-mails. Mieux encore, faites 2 ou 3 choses en premier. De plus, si vous vérifiez constamment vos e-mails tout au long de la journée, ou si vous êtes averti dès qu’un e-mail arrive, vous serez constamment distrait et incapable de vous concentrer sur la tâche à accomplir. Je vérifie une fois par heure, mais vos besoins peuvent être différents.
2 – Lorsque vous consultez vos courriels, éliminez-les tous, un par un, immédiatement.
Prenez une décision sur ce qui doit être fait pour chaque courriel.
2.1 – S’agit-il d’un pourriel ou d’un courriel transféré ?
Mettez-le à la poubelle immédiatement.
2.2 – S’agit-il d’un long courriel que vous devez simplement lire pour obtenir des informations ?
Classez-le dans un dossier « Lire » (ou marquez-le « Lire » et archivez-le) ou imprimez-le pour le lire en route ou lorsque vous serez dans une file d’attente ou lors d’un temps de pause.
2.3 – Si l’e-mail nécessite une action, notez cette action sur votre liste de tâches ou votre liste GTD pour la réaliser plus tard.
Notez également que vous vérifierez l’information contenue dans l’e-mail si nécessaire. Puis archivez l’e-mail. Vous pourrez facilement le retrouver plus tard lorsque vous aurez besoin d’effectuer cette tâche.
2.4 – Si vous pouvez y répondre en une minute ou deux, faites-le immédiatement.
Ne le remettez pas à plus tard. Si vous attendez, vous vous retrouverez avec un arriéré d’e-mails auxquels vous devrez répondre, et vous risquez de ne jamais y arriver. Je réponds rapidement, avec un petit mot, et je l’envoie tout de suite. De cette façon, on pense que je suis réactif et que je m’occupe de tout.
2.5 – Si vous devez donner suite au courriel plus tard, ou si vous attendez une réponse, inscrivez-le sur une liste d’attente.
Ne le laissez pas simplement dans votre boîte de réception comme un rappel.
3 – Je n’ai qu’un seul dossier : Archive
Lorsque je réponds à un courriel, ou que je finis de le lire s’il n’a pas besoin de réponse, ou que je le note sur ma liste de choses à faire, je l’archive. C’est aussi simple que cela. Vous pouvez ajouter un dossier Lire si vous le souhaitez.
J’imprime généralement les plus longs pour les lire plus tard, par exemple pendant le déjeuner ou en attendant quelque chose. D’autres personnes ont un dossier Action ou un dossier ‘En attente de », mais je trouve que c’est juste une boîte de réception supplémentaire (ou un « seau » comme l’appelle David Allen de GTD) que vous devez constamment vérifier.
Je n’aime pas vérifier des dossiers supplémentaires. J’ai mes listes de choses à faire et ma liste de choses à attendre, et c’est bien suffisant. Il suffit donc d’appuyer sur « Archiver » sur un e-mail, et si je dois le retrouver plus tard, la recherche de Gmail est si bonne qu’il est facile de le trouver. Je n’ai jamais eu aucun problème avec ce système.
Email Zen, c’est aussi simple que cela : consulter ses e-mails à intervalles réguliers, agir immédiatement sur chaque e-mail (ou le noter sur une liste à faire plus tard) et l’archiver.
Ahhh. Une boîte de réception vide !
Traduction et adaptation du blog Zen Habits de Leo Babauta
